Hizmet Şartları

Sözleşme ve işletmeci

Bu Hizmet Şartları (“Şartlar”), WAdoc.online internet sitesi, paneli ve ilgili hizmetlerin (“Hizmet”) işletmeler tarafından kullanımını düzenler. Şartlar, Executive Precision Era (“WAdoc”, “biz”) ile şartları kabul eden klinik veya hastane kuruluşu (“Müşteri”) arasında bağlayıcı bir sözleşmedir. Kabul eden kişi Müşteriyi bağlama yetkisine sahip olduğunu teyit eder.

Executive Precision Era, Rua Herminio Cunha 7, Setúbal, Portekiz adresindedir. Hizmet yalnızca işletmelere sunulur. Hastalar bu Şartların tarafı değildir.

WAdoc’un veri sorumlusu olarak kişisel verileri nasıl işlediği Gizlilik Bildirimi içinde açıklanır. Bu Şartlara dâhil Veri İşleme Sözleşmesi, Müşteri adına gerçekleştirilen işlemeyi düzenler.

1. Tanımlar

• “Müşteri” hesap açan veya Sipariş Formu imzalayan klinik ya da hastane kuruluşudur.
• “Kullanıcı” Müşteri adına Hizmeti kullanmaya yetkili sahip, yönetici, resepsiyon görevlisi veya doktordur.
• “Hasta” personelin eklediği veya veli, vasi ya da yetkili temsilci tarafından temsil edilen kişi dâhil Müşterinin hastasıdır. Hasta bu Şartların tarafı değildir.
• “Müşteri Verileri” hasta idari ve sağlıkla ilgili veriler dâhil Hizmete gönderilen veya Hizmette oluşturulan veri, kayıt, belge ve mesajlardır.
• “Sipariş Formu” ticari şartları belirleyen imzalı Enterprise lisansı veya başka yazılı sipariştir.

2. Hizmet ve ürün kapsamı

Hizmet; planlama, müsaitlik, giriş-çıkış takibi bulunan randevular, idari hasta kayıtları, personel mesajlaşması ve izin talepleri, klinik belgeleri, destek talepleri ve klinik yedekleri sunar. Sürüm 1’deki notlar yalnızca idaridir; klinik veya tıbbi kayıt değildir.

Hasta verileri için yapay zekâ desteği etkin değildir. Gelecekte sunulabilecek isteğe bağlı bir yapay zekâ özelliği varsayılan olarak kapalı olacak ve önceden bildirimle kullanıma sunulacaktır.

3. Uygunluk, Kullanıcılar ve hesap güvenliği

Müşteri hukuken kurulmuş bir klinik veya hastane olmalıdır. Kullanıcılar en az 18 yaşında ve Müşteri tarafından yetkilendirilmiş olmalıdır. Her Kullanıcı giriş bilgilerini gizli tutmalı ve hesabını paylaşmamalıdır.

Kullanıcılar WAdoc’un kendi barındırdığı kimlik hizmeti veya tercih ederlerse Google ile giriş yapar. Platform ve destek rolleri çok faktörlü giriş kullanmalıdır. Her Kullanıcı, tüm klinik erişimi için hesabında geçiş anahtarı (passkey) zorunluluğunu açabilir; WAdoc bunu sahip ve yöneticiler için önerir. Müşteri doğru rolleri atamalı, ihtiyaç kalmadığında erişimi derhal kaldırmalı ve şüpheli yetkisiz erişimi WAdoc’a bildirmelidir.

4. Kabul edilebilir kullanım

Müşteri ve Kullanıcıları şunları yapmamalıdır:

• Yürürlükteki hukuku, mesleki yükümlülükleri veya üçüncü taraf haklarını ihlal etmek; hukuka aykırı pazarlama, spam veya zararlı içerik göndermek; Meta WhatsApp Business şartları ile İşletme, Ticaret veya mesajlaşma politikalarını ihlal etmek.
• Hizmeti tersine mühendislik, kazıma veya kopyalama yoluyla incelemek; yazılı izin olmadan yük, sızma veya güvenlik testi yapmak; kötü amaçlı yazılım eklemek; güvenlik ya da erişilebilirliği bozmak.
• Hesap paylaşmak, rol denetimlerini veya plan/doktor profili sınırlarını aşmak, başka müşterinin verisine erişmek ya da Hizmeti acil veya hukuka aykırı amaçla kullanmak.

5. Müşterinin sorumlulukları

Müşteri şunlardan sorumludur:

• Hizmeti hukuka uygun klinik idaresi için kullanmak, yetkili Kullanıcılar atamak ve erişimi uygun yapılandırmak.
• Hastalara kendi gizlilik bildirimini sunmak ve hasta ile sağlık verileri için geçerli hukuki dayanak belirlemek.
• Hasta bilgileri, hizmetler, fiyatlar, müsaitlik, izinler ve randevu bilgilerini doğru tutmak.
• İlgili kişi taleplerini yanıtlamak ve sağlık, mesleki, klinik kayıt, vergi ve saklama yükümlülüklerini yerine getirmek.
• Uygun cihaz ve güvenlik kontrolleri kullanmak ve meslek kurallarının gerektirdiği ayrı klinik kayıtları tutmak.

6. WhatsApp iletişimleri

Her Müşteri Meta nezdindeki kendi WhatsApp Business Hesabını bağlar ve yönetir. Müşteri Meta’nın müşterisidir; WhatsApp Business şartlarına, İşletme ve Ticaret politikalarına ve mesajlaşma politikalarına uymalıdır.

Hastanın ilk mesajı yalnızca hizmet yanıtlarına izin verir. Onaylar ve hatırlatmalar için kayıtlı bildirim izni gerekir. WAdoc STOP talebini otomatik uygular. Mesaj içeriğini Müşteri kontrol eder ve hukuki dayanak ile izinlerden sorumludur. Teslimat, okundu bilgisi ve kesintisiz erişim Meta’ya bağlıdır ve garanti edilmez.

7. Planlar, faturalandırma ve vergiler

Solo bir doktor profili, Clinic en fazla beş doktor profili içerir. Enterprise fiyatı ile doktor veya klinik sınırları yazılı lisans ya da Sipariş Formunda belirlenir. Planlar, ödeme ekranında gösterilen para biriminde aylık, üç aylık veya yıllık faturalandırılır: WAdoc sunuyorsa Müşterinin bölgesinin yerel para birimi (Türk lirası, euro veya İngiliz sterlini), aksi halde ABD doları; indirim ve fiyat ödeme ekranında gösterilir. Bir faturalandırma hesabı, yenilemeler, plan değişiklikleri ve ek doktorlar için ilk aboneliğinin para birimini korur. Solo ve Clinic, her faturalandırma hesabı için bir kez olmak üzere 14 günlük ücretsiz deneme ile başlar. Ödeme kartı deneme başlamadan önce ödeme ekranında alınır ve abonelik deneme bitmeden iptal edilmezse ilk ücret deneme sonunda tahsil edilir. Enterprise için deneme yoktur. Kullanım ücreti yoktur.

Klinik açmak ücretsizdir ve kart gerektirmez. Doktor kapasitesi eklemek ve randevu almak için aktif plan gerekir. Ödeme ve Müşteri Portalı Stripe tarafından yürütülür. Abonelik, Ayarlar › Faturalandırma bölümünden iptal edilene kadar seçilen dönem için otomatik yenilenir. İptal, ödenmiş dönemin sonunda yürürlüğe girer.

İade ve iptaller, İade ve İptal Politikamız kapsamında ele alınır. Ödeme ekranında aksi belirtilmedikçe vergiler hariçtir. WAdoc fiyat değişikliğini en az 30 gün önce bildirir; değişiklik sonraki yenilemede uygulanır.

8. Başarısız yenileme ve salt okunur erişim

Yenileme ödemesi başarısız olursa yedi günlük ek süre uygulanır. Bu sürede mevcut ve yeni randevular devam eder, ancak doktor kapasitesi artırılamaz.

Ek sürenin sonunda klinik salt okunur olur: Müşteri Verileri görüntülenebilir ve dışa aktarılabilir, faturalandırma düzeltilebilir; değişiklikler engellenir ve kliniğin WhatsApp kanalı silinmeden duraklatılır. Başarılı ödeme kısıtlamayı otomatik kaldırır.

9. Takvim, kimlik ve üçüncü taraf hizmetleri

Takvim erişimi her Kullanıcı için tek yönlü, salt okunur iCalendar abonelik bağlantısıdır. İki yönlü senkronizasyon sağlamaz ve harici takvim çakışmalarını önlemez. Hasta ve hizmet adları yalnızca klinik sahibi ayrıntıları açarsa görünür. Bağlantı gizlidir; döndürülmesi önceki bağlantıyı iptal eder.

Meta, Stripe, Google ve diğer bağımsız hizmetlerin kendi şartları geçerlidir. WAdoc bu Şartlar ve VİS kapsamındaki yükümlülüklerinden sorumludur; bağımsız sağlayıcıların erişilebilirliğini kontrol etmez.

10. Yalnızca idari hizmet

WAdoc idari planlama ve iletişim hizmetidir. Elektronik sağlık kaydı, tıbbi cihaz, sağlık hizmeti sağlayıcısı, tıbbi tavsiye veya acil hizmet değildir. Notlar yalnızca idaridir. Müşteri bakım, mesleki kararlar ve mevzuat ya da meslek kurallarının gerektirdiği klinik kayıtlardan sorumludur. Hizmet acil tıbbi yardım için kullanılmamalıdır.

11. Veri koruma rolleri ve VİS

Hasta ve klinik kayıtlarında Müşteri veri sorumlusu, WAdoc veri işleyendir. Hesaplar, faturalandırma, güvenlik, destek ve hizmet iletişimlerinde WAdoc, Gizlilik Bildiriminde açıklandığı üzere veri sorumlusudur.

Bu Şartlara dâhil Veri İşleme Sözleşmesi Müşteri Verilerinin işlenmesini düzenler. GDPR Madde 28 ile uygulanabilir olduğunda KVKK Madde 9 ve 12 kapsamındaki talimat, gizlilik, güvenlik, alt işleyen, yardım, olay bildirimi, aktarım, denetim ve silme veya iade yükümlülüklerini içerir.

12. Destek erişimi ve güvenlik

WAdoc personeli Müşteri Verilerine yalnızca açık bir destek talebini çözmek veya güvenlik ya da hukuki ihtiyacı karşılamak için erişir. Erişim; açılmış vaka, kayıtlı gerekçe ve kayıt gerektirir, dört saat sonra sona erer. Müşteri destek erişim kayıtlarını görebilir.

Güvenlik önlemleri; rol tabanlı erişim, doktor düzeyinde hasta kapsamı, platform ve destek rolleri için çok faktörlü giriş, aktarım sırasında şifreleme, özetlenmiş oturum belirteçleri, CSRF koruması, denetim kayıtları, yedekler, geri yükleme sonrası silme günlüğünün yeniden uygulanması, WhatsApp mesaj metninin 30 gün sonra karartılması ve klinik anlık görüntülerinin 30 gün sonra sona ermesini içerir.

13. Müşteri İçeriği, fikrî mülkiyet ve geri bildirim

Müşteri, Müşteri Verileri üzerindeki haklarını korur. WAdoc’a yalnızca Müşteri talimatlarına göre Hizmeti sağlamak, güvenliğini sağlamak ve desteklemek amacıyla Müşteri Verilerini barındırma, işleme ve iletme hakkı verir. Bu lisans hasta içeriğinin ürün geliştirme için kullanılmasına izin vermez.

WAdoc; Müşteri, Kullanıcı veya Hastayı tanımlamayan toplulaştırılmış ve kimliksiz hizmet ölçümlerini Hizmeti işletmek ve geliştirmek için kullanabilir. Yazılım, marka, dokümantasyon ve Hizmet fikrî mülkiyeti WAdoc’a aittir. Müşteri Verisi veya gizli bilgi içermeyen geri bildirim bedelsiz kullanılabilir.

14. Karşılıklı gizlilik

Her taraf diğer tarafın kamuya açık olmayan ticari, teknik ve kişisel bilgilerini makul özenle korur; yalnızca bu Şartları yerine getirmek için kullanır ve sadece bilmesi gereken, gizlilik yükümlülüğü altındaki kişilere açıklar. Hukuka uygun biçimde kamuya açık, kısıtlamasız önceden bilinen, bağımsız geliştirilen veya hukuka uygun alınan bilgiler kapsam dışıdır.

WAdoc hasta bilgilerindeki yüksek gizlilik ve sır saklama yükümlülüklerini kabul eder ve erişen personelini gizlilikle bağlar. Kanunen zorunlu açıklama, hukuken mümkünse önceden bildirilir ve gerekenle sınırlandırılır.

15. Hizmet taahhüdü ve sorumluluk reddi

WAdoc Hizmeti makul beceri ve özenle, açıklamasına esaslı olarak uygun sunar. Yapılandırma, internet bağlantısı, cihazlar ve uyum yükümlülükleri Müşteriye aittir.

Hizmet, hukukun izin verdiği ölçüde diğer yönlerden mevcut hâliyle sunulur. WAdoc kesintisiz işleyişi veya her mesleki ya da düzenleyici gerekliliğin karşılanmasını garanti etmez.

16. Sorumluluk

Taraflardan her birinin bu Şartlardan doğan toplam sorumluluğu, talebe yol açan olaydan önceki 12 ayda ödenen veya ödenecek ücretler ile 1.000 EUR’dan yüksek olanıyla sınırlıdır. Taraflar dolaylı veya sonuçsal kayıplardan sorumlu değildir.

Sınır ve istisnalar; kasıt, ağır ihmal, dolandırıcılık, ölüm veya yaralanma, gizlilik ihlali, Müşterinin ödeme yükümlülükleri ya da Portekiz DL 446/85 Madde 18 veya uygulanabilir olduğunda TBK Madde 115 dâhil hukuken sınırlandırılamayan sorumluluklara uygulanmaz. Veri koruma sorumluluğu GDPR Madde 82’ye tabidir.

17. Karşılıklı tazminatlar

Müşteri; hukuka aykırı içeriği veya mesajları, Meta politikası ihlali ya da veri sorumlusu yükümlülüğü ihlalinden doğan üçüncü taraf taleplerinde WAdoc’u tazmin eder. WAdoc, Hizmetin fikrî mülkiyet haklarını ihlal ettiği yönündeki üçüncü taraf taleplerinde Müşteriyi tazmin eder.

Tazminat; korunan tarafın derhal bildirim yapması, savunma ve uzlaşma kontrolünü tazmin eden tarafa bırakması ve makul iş birliği sağlaması şartına bağlıdır. Onay olmadan kusur kabulü veya parasal olmayan yükümlülük getirilemez. Hukukun aksini gerektirmediği ölçüde Bölüm 16 uygulanır.

18. Askıya alma

WAdoc yalnızca Bölüm 8’deki ödeme yapılmaması, önemli güvenlik riski, hukuka aykırı kullanım, esaslı ihlal, yaptırım kısıtı, sağlayıcı kısıtı veya bağlayıcı hukuki gereklilik nedeniyle etkilenen erişimi ya da özelliği askıya alabilir. Mümkünse bildirim ve gerekçe verir; neden giderilince erişimi hızla geri yükler. İnsanları, veriyi veya Hizmeti korumak için acil işlem bildirimsiz yapılabilir.

19. Fesih, dışa aktarma, silme ve geçiş

Müşteri dilediği zaman, ödenmiş dönemin sonunda geçerli olmak üzere feshedebilir. Taraflardan biri, yazılı bildirimden sonra 30 gün içinde giderilmeyen esaslı ihlal nedeniyle feshedebilir.

Fesihte WAdoc salt okunur modda 30 günlük dışa aktarma süresi sağlar. Talep üzerine Müşteri Verilerini yapılandırılmış, yaygın kullanılan, makinece okunabilir biçimde sunar. Müşteri Verileri sonraki 30 gün içinde canlı sistemlerden ve yedekler sona erdikçe, en geç 30 gün içinde yedeklerden silinir; yasal fatura/vergi kayıtları ile Gizlilik Bildirimine göre tutulan veri sorumlusu verileri hariçtir. WAdoc talep üzerine yazılı teyit verir.

AB Veri Yasası Bölüm VI uygulandığında WAdoc 30 güne kadar geçiş dönemi, en fazla iki aylık geçiş bildirimi ve geçiş ücreti olmamasını sağlar.

20. Alt işleyenler ve barındırma

Alt işleyenler, amaçlar ve değişiklik süreci VİS’te açıklanır: Amazon Web Services, Cloudflare, bağlantı kurulduğunda Meta Platforms, yalnızca faturalandırma için Stripe, işlemsel e-posta için Brevo ve isteğe bağlı Kullanıcı girişi için Google.

Hizmet Amazon Web Services üzerinde barındırılır; WAdoc barındırma bölgesini privacy@wadoc.online adresine yapılan talep üzerine bildirir. Uluslararası aktarımlar VİS’teki güvenceleri kullanır.

21. Şartlardaki değişiklikler

WAdoc esaslı olumsuz değişikliği en az 30 gün önce faturalandırma sahiplerine e-posta ve Hizmet içi bildirimle duyurur. Bildirim yeni sürüm ve yürürlük tarihini içerir. Tarihten sonra kullanım kabul sayılır. Müşteri kabul etmiyorsa tarihten önce feshedebilir.

22. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlıklar

Bu Şartlar, Müşterinin ülkesindeki emredici hukuk saklı kalmak üzere Portekiz hukukuna tabidir. Lizbon mahkemeleri, uygulanabilir zorunlu yetki kuralları saklı kalmak üzere münhasır yetkilidir.

23. Genel hükümler

Öncelik sırası: imzalı Enterprise Sipariş Formu, VİS, bu Şartlar, dokümantasyon. Bunlar Hizmete ilişkin sözleşmenin tamamıdır. Bir hüküm uygulanamazsa kalan hükümler yürürlükte kalır. Uygulamama feragat değildir.

Taraflar onay olmadan devredemez; WAdoc birleşme, kurumsal yeniden yapılanma veya ilgili varlıkların esaslı satışı hâlinde bildirimle devredebilir. WAdoc bildirimleri legal@wadoc.online adresine; Müşteri bildirimleri faturalandırma sahibine gönderilir. Gizlilik ve güvenlik bildirimleri privacy@wadoc.online adresine yapılır.

Taraflar makul kontrol dışındaki gecikmelerden sorumlu değildir. Taraflar bağımsız yüklenicidir. Her taraf uygulanabilir yaptırım ve ihracat kontrol kurallarına uyar.

İngilizce metin esas alınır. Diğer dillerdeki çeviriler yalnızca kolaylık için sunulur.